Skip to main content

Polityka Prywatno艣ci

Regulamin

Regulamin 鈥Wirtualne Biuro Wola Office

鈥 w jaki spos贸b chronimy i przetwarzamy dane osobowe i jak mo偶na te dane zmieni膰.

Prowadzimy dzia艂alno艣膰 gospodarcz膮 pod firm膮 BUSINESSCARE24 Sp. z o.o.

Numer KRS: 0000969093,

REGON: 52199207600000,

NIP: 5242940347,

Wysoko艣膰 kapita艂u zak艂adowego 5.000,00 Z艁

Siedziba: ul. Rembrandta 4A/39, 03-531 Warszawa

Dzia艂alno艣膰 ta popularnie zwana jest dzia艂alno艣ci膮 wirtualnego biura a w j臋zyku prawniczym definiowane jest to jako 鈥瀦apewnianie siedziby, adresu prowadzenia dzia艂alno艣ci lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych us艂ug osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadaj膮cej osobowo艣ci prawnej鈥.

Businesscare24 Sp. z o.o. jest administratorem danych osobowych, podanych przez Pa艅stwa w trakcie podpisywania umowy oraz zebranych z innych 藕r贸de艂.

Jeste艣my r贸wnie偶 鈥瀒nstytucj膮 obowi膮zan膮鈥 w rozumieniu przepis贸w Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdzia艂aniu praniu pieni臋dzy oraz finansowaniu terroryzmu.

W niniejszym dokumencie opiszemy jak przechowywane s膮 dane, komu je przekazujemy i co zrobi膰 by je zmieni膰 lub usun膮膰.

Cel i podstawa wykorzystania danych osobowych oraz okres przechowywania

1) Dane osobowe zosta艂y uzyskane przy podpisywaniu umowy od osoby / os贸b podpisuj膮cych umow臋 oraz zebrane z og贸lnodost臋pnych 藕r贸de艂 KRS / CEiDG i s膮 wykorzystywane w celu wykonania 艂膮cz膮cej nas umowy oraz rozlicze艅 finansowych z tytu艂u jej zawarcia.

2) Z u偶yciem danych osobowych wykonujemy tak偶e ci膮偶膮ce na nas obowi膮zki ksi臋gowo 鈥 prawne, do kt贸rych nale偶y fakturowanie przychodu z zawartej umowy, przekazywanie faktury za pomoc膮 sieci internet.

3) Z u偶yciem danych osobowych wykonujemy tak偶e wystawianie i przekazywanie innych dokument贸w ksi臋gowych na Pa艅stwa wniosek np. KP 鈥 kasa przyj臋艂a, faktura VAT duplikat.

4) Z danych osobowych korzysta膰 b臋dziemy:

a) do wyga艣ni臋cia 艂膮cz膮cej nas umowy w zakresie wykorzystywania danych osobowych do wykonania 艂膮cz膮cej nas umowy,

b) przez czas, przez kt贸ry aktualne przepisy nakazuj膮 nam przechowywa膰 dane np. do cel贸w podatkowych, post臋powa艅 administracyjnych, s膮dowych itp.,

c) przez czas, w kt贸rym mo偶liwe jest dochodzenie roszcze艅 z tytu艂u nieop艂aconych faktur,

d) przez czas okre艣lony w Ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdzia艂aniu praniu pieni臋dzy oraz finansowaniu terroryzmu, czyli nale偶y zwr贸ci膰 tu uwag臋 na nast臋puj膮ce kwestie :

鈥 dane osobowe zawarte umowie dotycz膮cej biura wirtualnego i jej za艂膮cznikach聽 聽 przetwarzane b臋d膮 w celu realizacji przepis贸w w/w Ustawy a mianowicie oceny ryzyka zwi膮zanego z praniem pieni臋dzy i finansowaniem terroryzmu oraz przyj臋cia okre艣lonych 艣rodk贸w bezpiecze艅stwa finansowego okre艣lonych w Ustawie,

鈥 na potrzeby stosowania 艣rodk贸w bezpiecze艅stwa finansowego nasza firma mo偶e przetwarza膰 informacje zawarte w dokumentach to偶samo艣ci najemcy ( strony tej偶e umowy ) i osoby upowa偶nionej do dzia艂ania w jego imieniu oraz sporz膮dza膰 ich kopie,

鈥 nasza firma jako 鈥瀒nstytucja zobowi膮zana鈥 przechowuje przez okres 5 lat, licz膮c od pierwszego dnia roku nast臋puj膮cego po roku, w kt贸rym umowa dotycz膮ca biura wirtualnego przestanie obowi膮zywa膰 kopie dokument贸w i dane najemcy wskazane w tej偶e umowie.

Jakie dane zbieramy w celu zawarcia umowy

1) W celu zawarcia umowy wymagamy tych danych, kt贸re opisane s膮 w Ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdzia艂aniu praniu pieni臋dzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Dane te s膮 nast臋puj膮ce.

a) dane potrzebne od osoby fizycznej :

鈥 imi臋 i nazwisko,

鈥 posiadane obywatelstwa,

鈥 numer PESEL lub data urodzenia 鈥 w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL,

鈥 pa艅stwo urodzenia,

鈥 seria i numer dokumentu stwierdzaj膮cego to偶samo艣膰 (paszport w przypadku os贸b spoza Polski),

鈥 adres zamieszkania,

鈥 nazwa (inaczej firma) dzia艂alno艣ci gospodarczej 鈥 w przypadku osoby fizycznej prowadz膮cej dzia艂alno艣膰 gospodarcz膮,

鈥 numer identyfikacji podatkowej (NIP),

鈥 adres (ten co jest na dzie艅 pisania umowy) g艂贸wnego miejsca wykonywania dzia艂alno艣ci gospodarczej 鈥 w przypadku osoby fizycznej prowadz膮cej dzia艂alno艣膰 gospodarcz膮.

b) dane potrzebne od osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadaj膮cej osobowo艣ci prawnej :

鈥 nazwa (inaczej firma),

鈥 forma organizacyjna,

鈥 adres (ten co jest na dzie艅 pisania umowy) siedziby lub adres prowadzenia dzia艂alno艣ci,

鈥 NIP, a w przypadku braku takiego numeru 鈥 wskaza膰 kraj rejestracji, nazw臋 rejestru handlowego oraz numer i daty rejestracji w rejestrze,

鈥 imi臋 i nazwisko, osoby fizycznej ( lub kilku os贸b w przypadku gdy podmiot reprezentuje wi臋cej os贸b np. dw贸ch cz艂onk贸w zarz膮du ) reprezentuj膮cej t臋 osob臋 prawn膮 lub jednostk臋 organizacyjn膮 nieposiadaj膮c膮 osobowo艣ci prawnej,

鈥 PESEL i pa艅stwo urodzenia lub data urodzenia, w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL osoby fizycznej ( lub kilku os贸b w przypadku gdy podmiot reprezentuje wi臋cej os贸b np. dw贸ch cz艂onk贸w zarz膮du) reprezentuj膮cej t臋 osob臋 prawn膮 lub jednostk臋 organizacyjn膮 nieposiadaj膮c膮 osobowo艣ci prawnej.

c) Dane potrzebne od osoby dzia艂aj膮cej jako pe艂nomocnik do zawarcia umowy najmu:

鈥 imi臋 i nazwisko,

鈥 posiadane obywatelstwa,

鈥 numer PESEL lub data urodzenia 鈥 w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL,

鈥 pa艅stwo urodzenia,

鈥 seria i numer dokumentu stwierdzaj膮cego to偶samo艣膰 ( paszport w przypadku os贸b spoza Polski ).

d) Dane dotycz膮ce beneficjent贸w rzeczywistych :

鈥 imi臋, nazwisko i obywatelstwo.

e) Dane dotycz膮ce os贸b podpisuj膮cych umow臋 najmu na odleg艂o艣膰, poza lokalami naszej firmy :

鈥 skan dowodu osobistego lub paszportu albo wyci膮g danych z dowodu osobistego uwierzytelniony przez lokalnego notariusza za zgodno艣膰 danych z danymi z dowodu.

f) Dane dotycz膮ce os贸b podpisuj膮cych umow臋 najmu, kt贸re to osoby s膮 spoza Polski, Unii Europejskiej, Norwegii, Liechtensteinu, Szwajcarii, USA, Kanady, Australii, Nowej Zelandii :

鈥 skan lub kopia paszportu.

g) W celu zawarcia umowy zbieramy tak偶e o艣wiadczenie od najemcy, i偶 beneficjent rzeczywisty jest / nie jest osob膮 zajmuj膮c膮 eksponowane stanowisko polityczne lub cz艂onkiem rodziny osoby zajmuj膮cej eksponowane stanowisko polityczne lub osob膮 znan膮 jako bliski wsp贸艂pracownik osoby zajmuj膮cej eksponowane stanowisko polityczne.

2) Do danych firmy nale偶膮 og贸lnodost臋pne dane, wpisane do og贸lnodost臋pnej bazy CEiDG lub KRS lub potrzebujemy uzyska膰 wyci膮g z zagranicznego rejestru sp贸艂ek.

3) Dodatkowo do za艂膮cznika zawieranej umowy osoba reprezentuj膮ca firm臋 podaje dane osobowe os贸b, kt贸re w imieniu firmy b臋d膮 przychodzi艂y pod adres biur naszej firmy by odebra膰 korespondencj臋 firmy. Dane te mog膮 by膰 danymi og贸lnodost臋pnymi wypisanymi z baz KRS lub CEiDG np. imi臋, nazwisko, pesel cz艂onka zarz膮du, prokurenta, pe艂nomocnika firmy lub dane te mog膮 dotyczy膰 innej osoby. W przypadku podawania danych osoby nie wyst臋puj膮cej w KRS lub CEiDG w trakcie ich podania nale偶y okaza膰 zgod臋 tej osoby na ich podanie. Wszelkie dane os贸b trzecich w stosunku do stron umowy musz膮 by膰 podawane pod warunkiem nienaruszania przepis贸w obowi膮zuj膮cego prawa i d贸br osobistych tych os贸b trzecich.

4) Dodatkowo do za艂膮cznika zawieranej umowy osoba reprezentuj膮ca firm臋 podaje firmowy adres e-mail lub/oraz firmowy telefon.

W trakcie trwania umowy, je艣li umowa dotyczy skanowania firmowej korespondencji wchodzimy w posiadanie skan贸w korespondencji. Pojawienie si臋 skan贸w korespondencji w naszej firmie jest konsekwencj膮 us艂ugi, jak膮 Pa艅stwo wybrali艣cie. Skany te nie podlegaj膮 analizie, aczkolwiek ze wzgl臋du na swoj膮 natur臋 s膮 one w postaci cyfrowej (zwane dalej 鈥 pliki elektroniczne).

Okres przechowywania 鈥 taki jak czas trwania zawartej umowy, aczkolwiek przechowywanie dzieli si臋 na dwa etapy. Etap 1 鈥 skan korespondencji w postaci pliku PDF niezaszyfrowanego, kt贸ry wysy艂any jest na adres email, usuwany niezw艂ocznie. Etap 2 鈥 skan korespondencji w postaci pliku PDF zaszyfrowanego i dopiero taki plik przechowywany jest wed艂ug wy偶ej podanego okresu przechowywania.

W trakcie trwania umowy wchodzimy w posiadanie informacji o przychodz膮cej do Pa艅stwa firmy korespondencji. Informacje te nie s膮 poddawane dalszej analizie, ale s膮 przechowywane w postaci cyfrowej.

Okres przechowywania 鈥 taki jak czas trwania zawartej umowy.

5) Nale偶y te偶 zauwa偶y膰, i偶 niezale偶nie od tego czy Pa艅stwa firmowa korespondencja jest skanowana czy nie to wchodzimy w posiadanie danych nadawc贸w tej偶e korespondencji np. nadawc膮 mo偶e by膰 kontrahent czy pracownik. W zwi膮zku z tym powierzaj膮c nam do obs艂ugi firmow膮 korespondencj臋, tak faktycznie powierzacie nam Pa艅stwo dane osobowe kontrahent贸w lub pracownik贸w 鈥 wymagamy wi臋c na t膮 okoliczno艣膰 podpisania umowy o powierzeniu danych osobowych.

Komu przekazujemy Pa艅stwa dane

Pa艅stwa dane s膮 przekazywane w poni偶ej wypisanych zakresach :

1) Ca艂o艣膰 danych i plik贸w elektronicznych 鈥 dostawcy us艂ugi serwera hostingowego, na kt贸rym znajduje si臋 baza danych, hosting plik贸w, us艂uga email. Z dostawc膮 tym mamy podpisan膮 umow臋 o powierzeniu danych osobowych.

2) Ca艂o艣膰 danych i plik贸w elektronicznych 鈥 zatrudnionym u nas osobom, kt贸re podpisa艂y stosowne o艣wiadczenia o zachowaniu poufno艣ci i ochronie danych osobowych oraz posiadaj膮 wiedz臋 na temat ochrony danych osobowych.

3) Ca艂o艣膰 danych Pa艅stwa firmy 鈥 podmiotom windykuj膮cym wierzytelno艣ci lub nabywaj膮cym wierzytelno艣ci 鈥 w razie nieop艂acenia przez Pa艅stwa firm臋 naszych faktur, o ile taka okoliczno艣膰 b臋dzie mia艂a miejsce.

5) Tylko og贸lnodost臋pne dane nazwy firmy, adresu, NIPu ( po prostu to co wida膰 na fakturze VAT ) 鈥 podmiotom ( na dzie艅 dzisiejszy jest to tylko jeden podmiot 鈥 obs艂uguj膮ce nas biuro rachunkowe ) obs艂uguj膮cym nas pod k膮tem ksi臋gowym, rachunkowym, podatkowym, prawnym.

6) Ca艂o艣膰 danych i plik贸w elektronicznych 鈥 s艂u偶bom skarbowym, policji, s艂u偶bom specjalnym itp. na ich 偶膮danie do prowadzonych przez nie post臋powa艅 鈥 wszelkim mo偶liwym uprawnionym s艂u偶bom pa艅stwowym.

Procedura powierzania Pa艅stwa danych osobowych do naszych podwykonawc贸w

1) Powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom podwykonawczym opisanym wy偶ej nast臋puje jedynie w drodze pisemnej umowy zgodnej z obowi膮zuj膮cym prawem.

2) Zebrane dane osobowe nie zostan膮 ujawnione 偶adnym innym osobom lub instytucjom, chyba 偶e b臋dzie to wymagane obowi膮zuj膮cymi przepisami prawa lub b臋dzie to niezb臋dne dla realizacji celu przetwarzania danych osobowych oraz zostanie zawarta stosowna umowa gwarantuj膮ca ochron臋 praw, poufno艣ci i prywatno艣ci.

Z jakich innych 藕r贸de艂 posiadamy Pa艅stwa dane

1) Dane na temat Pa艅stwa pozyskiwane s膮 z baz CEiDG oraz KRS.

2) W przypadku p艂atno艣ci przez Pa艅stwo naszych faktur za pomoc膮 bank贸w lub innych instytucji finansowych trafiaj膮 do nas dane o tym kto dokonywa艂 p艂atno艣ci i z jakiego numeru konta p艂atno艣膰 do nas wp艂yn臋艂a. Dane te przetwarzane s膮 tylko na potrzeby zwrotu ewentualnej nadp艂aty lub na 偶膮danie s艂u偶b pa艅stwowych np. komornicy, urz膮d skarbowy, policja itp.

Kraje do kt贸rych trafi膮 Pa艅stwa dane

Obecnie wszyscy nasi podwykonawcy pochodz膮 z Polski, wi臋c nie planujemy przekazywania Pa艅stwa danych poza obszar Polski a tym bardziej poza obszar Unii Europejskiej.

Dane wykorzystywane do podejmowania decyzji

W trakcie wykonywania 艂膮cz膮cej nas umowy dokonujemy przetwarzania danych dotycz膮cych wnoszenia lub braku wnoszenia przez Pa艅stwo op艂at wynikaj膮cych z zawartej umowy i na tej podstawie istnieje mo偶liwo艣膰 wypowiedzenia przez nas 艂膮cz膮cej nas umowy oraz zaprzestania 艣wiadczenia us艂ug. Ostateczn膮 decyzj臋 podejmuje jednak偶e przedstawiciel naszej firmy.

Pa艅stwa uprawnienia co do danych osobowych i sposoby ich egzekwowania

1) Poprawienie danych lub ich wykasowanie :

a) drog膮 elektroniczn膮 鈥 poprzez napisanie na dowolny email naszej firmy podany na stronie

wola-office.pl z podanego w umowie przez Pa艅stwo adresu email informacji jakie dane chcecie Pa艅stwo poprawi膰 i jakie maj膮 by膰 nowe dane;

b) drog膮 pocztow膮 鈥 poprzez napisanie na adres podany na stronie wola-office.pl listu pocztowego z okre艣leniem jakie dane chcecie Pa艅stwo poprawi膰 i jakie maj膮 by膰 nowe dane. List musi by膰 czytelnie podpisany przez osoby maj膮ce prawo do reprezentowania Pa艅stwa podmiotu gospodarczego;

2) usuni臋cie danych przetwarzanych bezpodstawnie 鈥 procedura jak w pkt. 1;

3) ograniczenie przetwarzania danych 鈥 procedura jak w pkt. 1;

4) dost臋p do danych 鈥 poinformowanie, jakie dane na temat Pa艅stwa posiadamy, wykonanie ich kopii 鈥 procedura jak w pkt. 1;

5) wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania Pa艅stwa danych, kt贸ry zostanie przez nas rozpatrzony 鈥 procedura jak w pkt. 1;

6) wniesienie skargi do Prezesa Urz臋du Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku korzystania z prawa do bycia zapomnianym lub prawa do ograniczenia przetwarzania danych ze wzgl臋du na sprzeciw z przyczyn zwi膮zanych ze szczeg贸ln膮 sytuacj膮 prosimy o za艂膮czenie opisu nietypowej sytuacji lub dokonanie przewidzianego prawem o艣wiadczenia.

Zabezpieczanie danych

1) Stosowane s膮 艣rodki techniczne i organizacyjne zapewniaj膮ce ochron臋 przetwarzanych danych osobowych odpowiedni膮 do zagro偶e艅.

2) W przypadku danych trzymanych w wersji fizycznej s膮 to drzwi antyw艂amaniowe oraz alarm z monitoringiem firmy ochroniarskiej.

3) W przypadku danych trzymanych w wersji elektronicznej na serwerze jest to login oraz has艂o a tak偶e szyfrowanie przesy艂u danych z wykorzystaniem certyfikat贸w SSL. Regularnie tworzona jest kopia danych.

4) Pliki PDF ze skanami korespondencji s膮 szyfrowane uznanym jako bezpieczny algorytmem kryptograficznym, has艂a do otwarcia plik贸w dobierane s膮 indywidualnie do plik贸w, losowo, bez powt贸rze艅 wi臋kszych ni偶 to samo has艂o maksymalnie do 5 plik贸w, z losowych znak贸w, liter i cyfr a pliki PDF bez has艂a s膮 cyklicznie kasowane.

5) W przypadku danych trzymanych w wersji elektronicznej na komputerze stacjonarnym lub laptopie komputer ten zabezpieczony jest za pomoc膮 loginu i has艂a, 艣ciany ogniowej oraz oprogramowania antywirusowego z systemem 艣ledzenia w przypadku kradzie偶y.

6) Wszystkie laptopy pe艂ni膮 wy艂膮cznie funkcj臋 komputer贸w stacjonarnych i nie s膮 nigdy wynoszone poza lokale naszej firmy.

Ciasteczka na stronie wola-office.pl

Integraln膮 cz臋艣ci膮 niniejszej polityki prywatno艣ci jest dokument na temat plik贸w 鈥渃ookies鈥 znajduj膮cy si臋 pod adresem:

wola-office.pl/polityka-prywatnosci

Mo偶liwo艣膰 zmiany polityki ochrony prywatno艣ci

Zastrzegamy sobie mo偶liwo艣膰 zmiany niniejszego dokumentu, jednocze艣nie Pa艅stwa uprawnienia z niego wynikaj膮ce nie zostan膮 ograniczone bez Pa艅stwa zgody.

Dane kontaktowe

Dane kontaktowe naszej firmy znajduj膮 si臋 na stronie wola-office.pl oraz w og贸lnodost臋pnej bazie KRS pod numerem 0000969093. Na dzie艅 21 czerwca 2022 r. dane te to :

Businesscare24 Sp. z o.o.

Numer KRS: 0000969093

REGON: 52199207600000, NIP: 5242940347

Wysoko艣膰 kapita艂u zak艂adowego 5.000,00 Z艁

Siedziba: ul. Rembrandta 4A/39, Warszawa, kod 03-531.

E-mail: [email protected]

Bezpo艣redni kontakt do administratora danych osobowych

[email protected]

Wirtualne Biuro Wola Office

Kasprzaka 29A / 917聽
01-234 Warszawa

Dane kontaktowe:


Wirtualne biuro Warszawa Wola - zapraszamy klient贸w szukaj膮cych adresu do rejestracji firmy/ sp贸艂ki w dzielnicy Warszawa Wola. Rejestracja sp贸艂ek z ograniczon膮 odpowiedzialno艣ci膮 do podatku VAT.聽 Adres podlega pod Urz膮d Skarbowy Warszawa Wola: ul. Powsta艅c贸w 艢l膮skich 2D, 01-381 Warszawa